Introducción

• El manual formativo

El manual impreso es el complemento indispensable para la labor formativa. Las empresas dedicadas a este propósito destinan gran parte de su tiempo y presupuesto a la compra y gestión de este tipo de producto sin ser ésta la actividad de su «Core Business»

Correcta gestión del material educativo

• Eficiencia en los recursos
• Sobrecostos
• Nivel de satisfacción del alumno

En la mayoría de los casos estos procesos conllevan un uso ineficiente de los recursos e incurren en sobrecostos por materiales obsoletos o deficiencias en los niveles de servicio demandado por los alumnos, por errores en contenidos, entregas fuera de tiempo pactado y calidad inadecuada.

Distribución y Calidad

• Mantener la competitividad

Las empresas de formación necesitan procesos de distribución eficientes de la información y de la mejora de la calidad en el material educativo, como garantía necesaria para aumentar los niveles de servicio y aumentar las tasas de retención de los alumnos; todo ello enmarcado en el necesario control de los costes.

La problemática actual

• Exceso de costes de Operativos
• Incertidumbre de la demanda
• Contendido perecederos
• Complejidad en la coordinación de los productos complementarios
• Costes de distribución
• Mantenimiento de las versiones
• Tiempos de producción
• Obsolescencia Técnica
• Material Obsoleto

El reto en el mercado actual

• Ventaja competitiva

Aumentar el beneficio, mejorar la productividad, y ahorrar dinero, al tiempo que se aumenta la calidad, la retención del cliente, y se gana en nivel de competitividad. Conseguirlo es tener una ventaja competitiva frente al mercado y al resto de competidores, el reto esta en saber como.

La externalización y las nuevas tecnologías

• Flexibilidad
• Nivel de servicio
• Reducción de costes
• Capacidad ilimitada

La tecnología digital ha creado un conjunto de servicios específicos basados en una plataforma en Internet que proporciona capacidad de almacenamiento y gestión on-line de los manuales de formación, ahorrando costes innecesarios, y produciendo bajo demanda. Todo mediante formulas de externalización, de todas las actividades relativas a la IMPRESIÓN, MANIPULACIÓN Y DISTRIBUCIÓN.

Propuesta de mejora

• Manuales siempre a punto.
• Contenidos correctos
• Reducción de costes operacionales
• Menor inversión

La externalización proporciona un conjunto de mejoras que podemos resumir en:

Menores Tiempos de respuesta

• Inscribir alumnos hasta el último momento.
• Acelera llegado al mercado nuevos cursos y reimpresiones
• Cambios de ultima hora
• Rapidez en los tiempos de entrega

Reducción de costes

• Espacio almacén
• Logística
• Menor nivel de inventarios.

Reducción de la inversión en equipos de impresión

Liberación de recursos para centrarlos en su «Core Business»

Acceso a soluciones integrales que permiten

• Gestión de las ordenes de trabajo on-line
• Disponibilidad de los cursos activos
• Administración de los materiales complementarios

Introducción

• Aligerar la estructura de costes
• Los documentos como oportunidad
• Mejorar la rentabilidad, productividad y retención de clientes

Todas las empresas tienen en cuenta su estructura de costes y tratan por todos los medios de aligerar aquellos que tienen sobrepeso, de estar en forma y de volverse mas competitivas

El mundo de la gestión de documentos ofrece una oportunidad de desvelar una importante sumidero de recursos corporativos.

Según los resultados de una encuesta de la consultora IDC, los ejecutivos pasan el 45% del su tiempo manejando documentos y el 82% creen que los documentos son vitales para el buen funcionamiento de su organización.

La mayoría de la empresas no tienen conocimiento claro de cuanto gastan anualmente en el mantenimiento y producción de sus documentos, es más ni tan siquiera poseen esos datos para analizar.

Estos datos sugieren que la mayoría de empresas europeas están sumidas en un oscuro letargo en cuanto a sus procesos documentales, que, además de debitar su capacidad de tomar decisiones, también evidencian el hecho de que algunos procesos documentales desconocidos o mal interpretados pueden albergar importantes deficiencias en la estructura y funcionamiento del negocio.

La innovación tecnológica ya no es suficiente, las empresas deben ser innovadoras en su modo de trabajar, transformando e impulsando sus procesos para mejorar la productividad y aumentar la eficacia y eficiencia.

Las empresas son en su mayoría conscientes de la importancia de los documentos para sus operaciones, y de la necesidad de gestionar correctamente el entorno documental. Por el contrario es posible que no sean conscientes de las posibilidades de obtener ventajas inmediatas y potenciales en cuanto costes y beneficios que tienen a su alcance.

Los mismos datos de la encuesta de IDC nos revelan que el 70% de las empresas creen que una gestión de procesos documentales pobre puede repercutir sobre la agilidad de las operaciones y el 82& cree que los documentos resultan esenciales para el funcionamiento satisfactorio de su empresa.

El clima empresarial actual se impulsa por la rentabilidad, productividad y retención de clientes, y sobre todo por la necesidad de conservar una ventaja competitiva y controlar los costes. La mayoría de organizaciones están buscan soluciones que van desde la reingeniería de recursos y soluciones tecnológicas hasta diversas formas de subcontratación, para asegurase la calidad, impulsar la eficiencia y controlar el gasto.

Las presiones de aumentar el beneficio, mejorar la productividad y ahorrar dinero, al tiempo que se aumenta la calidad y retención de clientes y se gana en nivel de competitividad, son los factores críticos de negocio.

Ha habido empresas que han recurrido a limitar el gasto discrecional y han puesto en marcha procesos de aprobación mas controlados para las decisiones financieras. Estas medidas siendo correctas, pueden actuar en la cultura de la organización y pueden afectar a la moral y motivación de los empleados.

En este punto nos deberíamos hacer la siguiente pregunta: Que procesos y áreas de practica de una organización se pueden examinar para una eficaz ahorro de gastos y una mejora de productividad potenciales sin que se amenacen los valores ni la agilidad de la compañía?

La respuesta puede que esté en un área crítica del negocio que hasta la fecha la mayoría de empresas han ignorado, esto es, -LOS PROCESOS DE GESTION DE DOCUMENTOS-

Identificación del coste del documento

• El 5-15% de los ingresos de una organización

Si definir un documento resulta difícil a muchas organizaciones les resulta casi imposible identificar los costes asociados con todas las actividades relacionadas con los documentos.

Un estudio de la consultora IDC calcula que, como media, los costes de documentación anuales representan entre el 5 y el 15% de los ingresos de una organización.

El proceso actual de documentos.

• El oxigeno de la organización
• Diferentes actividades

Tal como hemos comentado, los documentos son el oxigeno de una organización, pero la mayoría de las compañías no tienen una visión precisa de cómo se administran ni de cuanto cuestan.

Los Procesos de Gestión de Documentos son difíciles de identificar, la razón evidente es que el gran número de actividades diferentes que conforma el proceso, de todas formas podemos identificar algunos como:

Creación de documentos.
Captación de documentos.
Gestión de documentos / contenidos.
Gestión de producción.
Producción y elaboración de documentos.
Distribución y compartir documentos.
Indexación de documentos.
Búsqueda / recuperación de documentos
Apoyo / gestión de equipo para documentos ( impresoras-fotocopiadoras, impresoras etc )

Hay que recordar que el proceso de gestión de documentos, no es una lista de procesos disgregados y desconectado unos de otro, ya que la mayoría de actividades están ligadas entre sí. Cualquier documento que se capture, se debe almacenar, indexar para búsqueda y recuperación futura, por lo que es vital que los procesos de almacenamiento y recuperación estén alineados de forma correcta.

Como podemos cambiar

• Los Procesos de Gestión Documentos fuente de ganancias potenciales de productividad y ahorro de costes

La reingeniería de los procesos comerciales para aportar ahorros de costes conjuntamente con ganancias de eficacia y productividad es la meta de todas las empresas, en este escenario es donde los Procesos de Gestión de Documentos cobra una gran relevancia, ya que puede suponer una fuente de ganancias potenciales en productividad, ahorro de costes.

Cuales son los pasos para poder examinar los actuales costes de los Procesos de Gestión de Documentos y donde se halla una posibilidad de mejora.

• Averiguar con certeza que costes se controlan
• Crear conciencia del coste de los documentos
• Examinar áreas de costes ocultos
• Establecer que costes ocultos se pueden cuantificar
• Examinar los procesos de gestión de la cadena de compra y suministro de documentos
• Comprobar velocidad de cambio en el negocio y velocidad de los documentos y la información.
• Entender que documentos necesitan constante accesibilidad y que impacto tiene en el negocio esta actividad

Conclusiones:

• Ventaja competitiva

Actualmente se podría estar malgastando dinero, trabajando ineficazmente, reduciendo la productividad, proporcionando un mal servicio de atención a los clientes y perdiendo oportunidades de venta simplemente debido a la forma en que se administran los documentos en una empresa, pero eso no sería lo peor, lo peor es que no se de uno cuenta de que esto es así.

Con la una correcta estrategia en los Procesos de Gestión de Documentos, se pueden obtener sustanciales ganancias de productividad y eficacia; no obstante hay que reseñar que cualquier elemento que ofrece la capacidad de aprovechar el conocimiento de una organización, ofreciendo a los ejecutivos más datos vitales en los que basar sus decisiones y presentarlas a los clientes deberá poder ofrecer a cualquier empresa ganancias en productividad, eficacia y satisfacción de los clientes.

• La rentabilidad el gran objetivo

La rentabilidad es el objetivo final de cualquier empresa. En el sector editorial mediante los métodos de impresión tradicionales, los libros cuyos volúmenes de tirada no son rentables, ni siquiera se publican. Esta situación se ha ido mantenido a largo del tiempo apoyada por la tecnología utilizada, sin embargo, la aparición de la tecnología de impresión digital de libros ofrece nuevas oportunidades para que las tiradas cortas se conviertan en una oportunidad de incrementar ingresos, reducir costes y aumentar la rentabilidad.

Optimizando la inversión

• Reducción de Riesgos
• Flexibilidad
• Mejora Financiera
• Maximización de la rentabilidad

La planificación de la demanda supone un riesgo elevado al que las empresas editoriales hacen frente cada día, la producción de libros digitales reduce ese riesgo, permitiendo imprimir tiradas cortas y eliminando una gran parte del trabajo de la planificación de las ventas.

Con la producción digital de libros se puede ofrecer una respuesta mucho mas rápida para las reimpresiones, y para aquellos libros de especial interés; pudiendo imprimir cuando la demanda lo exija y no antes, gestionando la producción mediante lotes pequeños en lugar de recurrir a grandes tirajes, que pueden paralizar parte del capital y producen elevados riesgos para la tesorería.

La producción digital de libros se adapta a los cambios de mercado, aportando el grado de flexibilidad necesario ante cualquier tipo de demanda, convirtiéndose en una fuente de ingresos no explotada actualmente. Se puede tener todo un fondo editorial disponible para ser impreso, sin que por ello deba repercutir negativamente en su presupuesto.

Utilice una tirada corta mediante la producción digital de libros en el caso de no esta seguro del posible éxito de un libro, de esta manera conseguirá maximizar la rentabilidad de su inversión en proyectos de nuevos títulos

Eficacia en la salida de nuevos libros

• Eficacia
• Rapidez
• Publicaciones con baja demanda
• Lanzamiento de publicaciones adicionales

La producción digital de libros le aporta una solución eficaz y fácil para la producción de libros, y sobre todo con un ahorro importante de costes.

La producción digital de libros es ideal para las publicaciones con una baja demanda, publicaciones científicas, técnicas y médicas con tiradas cortas, así como para los tirajes de pruebas, para hacer estudios de mercado y luego imprimir en offset.

Cuando quiera promocionar un libro recurra a la producción digital, puede crear un libro para que sus vendedores lo presenten en los puntos de venta o entre los usuarios finales, seguro que de esta manera podrá impresionarlos, garantizarse el pedido y mejorar la estimación de ventas de la primera edición.

Reimpresión en menos tiempo

• Libros descatalogados
• Mayor Rentabilidad
• Seguridad en la evaluación de costes
• Demanda no atendida

Cuantos libros descatalogados tiene?

La producción digital de libros constituye una solución para la reimpresión de títulos, publicaciones o trabajos descatalogados, se pueden conseguir excelentes impresiones bajo demanda, sin tener que hacer grandes tiradas y sin correr riesgo alguno.

Puede atender toda aquella demanda que por no ser rentable en impresión tradicional se queda sin publicar, y además obtener ingresos adicionales.

Una buena complementación entre la producción tradicional en offset y producción digital de libros le proporciona que todas sus publicaciones estén siempre disponibles, atendiendo y satisfaciendo la demanda de sus clientes, y aumentando sus posibilidades de incrementar sus ingresos y beneficios

Menos ejemplares no vendidos y menores costes de excedentes

• Ausencia de costes de excedentes
• Mayor flexibilidad financiera

La producción digital de libros acaba con el problema de los excedentes, con esta nueva tecnología se puede imprimir y suministrar lotes de tamaño reducido para responder a una demanda momentánea del mercado.

Los costes derivados de la reducción de inventarios por excedentes no vendidos dejaran de ser un problema obteniendo a cambio una mayor flexibilidad financiera.

Menor coste en mantenimiento de publicaciones con actualización periódicas

• Ahorros de tiempo en la actualización de publicaciones periódicas
• Aumento de la competitividad en el mercado.
• Mejora de ventas y márgenes

Mediante la producción digital de libros el mantenimiento de publicaciones periódicas que necesitan ser actualizadas deja de ser un problema.

Produciendo las actualizaciones desde una biblioteca digital se puede ahorrar todos los pasos del proceso de actualización manual y además tener la certeza de que los contenidos siempre están actualizados.

Y lo que es mas importante, la utilización de la producción digital de libros, le aseguran que sus actualizaciones tendrán unos contenidos mas recientes, obteniendo una ventaja competitiva y un incremento en la capacidad de generar mas ingresos.

Mejora del proceso transcurrido desde la presentación del pedido hasta la producción

• Reduce los gastos de transacción
• Acelera el cierre de pedidos
• Mantiene el grado de satisfacción

La producción digital de libros no sólo se limita al ámbito de la impresión, sino que aporta todas las ventajas del mundo digital a todo la cadena de valor pudiendo procesar pedidos en línea, reduciendo de forma considerable los costes de transacción.

Los pedidos de sus clientes podrán ser efectuados mediante WEB, para luego ser procesados e impresos de una forma totalmente automatizada.

La producción digital de libros, unido al proceso digital de toda la cadena de valor, puede ser una factor decisivo para mantener el grado de satisfacción de sus clientes.